Говорится о необходимости грамотно формировать и управлять единым фондом научно-технической документации современного предприятия, о многоаспектности этой проблемы, об использовании информационно-поисковых систем как вспомогательного инструмента при управлении НТД.

Многосторонность и сложность современного производства, большая номенклатура используемого сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий предопределяют большое количество необходимых предприятию нормативно-технических документов (НТД) внешнего и внутреннего происхождения, образующих в совокупности единый фонд НТД.

Процесс управления нормативной документацией в организации заключается в формировании и ведении фонда НТД. Порядок обращения с нормативной документацией, как правило, излагается во внутреннем стандарте/инструкции организации с указанием основных операций и сроков их выполнения.

Функции по формированию и ведению фонда НТД возлагаются на службу стандартизации или иное структурное подразделение, например: отдел менеджмента качества, метрологическую службу, научно-исследовательское или инновационное подразделения, техническую библиотеку, другие технические отделы.

Для формирования фонда служба приобретает документы у организаций, являющихся официальными держателями/разработчиками документации, ведет учет НДТ, обеспечивает хранение контрольных экземпляров документов, входящих в фонд, предоставляет структурным подразделениям необходимое количество экземпляров документов или их копий.

При ведении фонда служба проводит следующие работы:

• осуществляет абонентный учет документов (их копий), находящихся в других структурных подразделениях;
• обеспечивает своевременное обновление фонда путем приобретения необходимой документации;
• своевременно и с соблюдением правил, установленных в организации, осуществляет актуализацию документов фонда и копий этих документов, находящихся в других структурных подразделениях, путем внесения принятых (утвержденных) изменений, дополнений и поправок во все учтенные в организации экземпляры документов (их копий);
• изымает отмененные документы (их копии) и заменяет их введенными в действие документами (их копиями).

В большинстве организаций при управлении документацией прослеживается единый подход к ведению и формированию фонда НТД. Поэтому процесс управления документацией может соответствовать "типовой модели", представленной в виде блок-схемы на рис. 1 с указанием основных стадий процесса и сроков их выполнения.

Однако на практике типовая модель управления НТД часто является идеализированной, так как в ней не учитывается ряд негативных факторов, в результате чего возникают дополнительные "проблемные" стадии, которые в итоге могут привести к нарушению правильного функционирования модели.

Основной причиной, по которой управление НТД предприятия по типовой модели отличается от реального управления, является временной фактор. Зачастую сроки предоставления научно-технической документации структурным подразделениям (СП) не соответствуют временным интервалам, установленным стандартом предприятия. Как правило, большой процент приобретаемой документации доходит до подразделений с запозданием. Чаще всего это происходит в тех случаях, когда затруднены поиски разработчика документов.

Рис. 1. Блок-схема типовой модели процесса управления НТД в организации

Рис. 2. Блок-схема типовой модели процесса управления НТД в организации с учетом негативных факторов

а) Формирование фонда НТД

1. Оформление заявки на обеспечение НТД и передача ее на согласование в Отдел
2. Согласование заявки на обеспечение НТД в Отделе
3. Предоставление обоснования о необходимости приобретения НД (в отдельных случаях)
4. Регистрация заявки на обеспечение НТД в Отделе
5. Поиск организации — поставщика НТД
6. Предоставление дополнительной информации о разработчике или поставщике НД
7. Оформление заявки на приобретение НТД и направление ее поставщику, запрос счета на приобретение НТД
8. Оформление служебной записки об оплате счета и направление ее на согласование вышестоящему руководству, оплата счета
9. Подтверждение в необходимости приобретения НД вышестоящему руководству
10. Получение и регистрация НТД в Отделе, передача контрольного экземпляра НТД на тиражирование
11. Тиражирование НТД
12. Регистрация и передача копии НТД ответственному за НТД в СП

Кроме того, оплата заказанной документации не всегда может производиться в срок (в зависимости от цены и количества приобретаемых документов), что, в свою очередь, затрудняет своевременную поставку НТД конечному пользователю. Отметим, что стоимость некоторых нормативно технических документов может доходить до нескольких десятков тысяч рублей за одну единицу.

Несвоевременное выполнение заявок приводит к тому, что специалисты структурных подразделений начинают пользоваться документацией, получаемой из сомнительных источников, таких как Интернет или различные справочные пособия, содержащих зачастую недостоверную или устаревшую информацию.

Нежелание руководства и специалистов некоторых организаций содержать фонд НТД в актуальном состоянии негативно отражается на производственной и экономической безопасности предприятия.

Трудности, возникающие при актуализации документации, связаны прежде всего с человеческим фактором, и чем массивнее фонды, тем проблема становится острее. Как правило, кроме работы по формированию и ведению научно технической документации, в функции специалиста входят и другие обязанности, требующие большего внимания, чем комплектование и актуализация фонда НТД. В результате он вынужденно нарушает требования стандарта по управлению документацией.

Таким образом, основными факторами, приводящими к появлению "проблемных", дополнительных стадий, являются временные затраты на выполнение работ по поиску документов, оформлению журналов регистрации заявок, регистрации документов или их изменений, формированию служебных записок и актуализации НТД на бумажных носителях информации (БНИ).

Все это приводит к несвоевременному обеспечению структурных подразделений предприятия необходимыми документами, появлению неактуальной документации, использованию специалистами СП нормативных документов, полученных из непроверенных источников, и как следствие к несоответствию требованиям стандарта по управлению фондом НДТ на предприятии. Таким образом, в действительности процесс управления документаций в организации может быть представлен в виде уточненной блоксхемы (рис. 2).

Решить проблемы управления нормативно-технической документацией в современных условиях можно с помощью информационно-поисковых систем (ИПС) тиражного типа, содержащих НТД в электронном виде.

В настоящее время такие системы используются организациями в качестве источника справочной информации. Как вспомогательный инструмент при управлении НТД система применяется крайне редко.

Для использования ИПС в управлении документацией необходимо, чтобы она отвечала ряду требований. Перечислим основные.

1. Наличие копий текстов, полностью соответствующих оригиналам, получаемых непосредственно от институтов, организаций — разработчиков стандартов.
2. Наличие актуальных редакций документов (достигается своевременным внесением информации о принятых изменениях, отмененных и вновь введенных стандартах).
3. Идентичность текстов документов (отображение документации в графическом формате).
4. Удобочитаемость (наличие НТД в виде гипертекстовых документов, без права внесения изменений пользователем в текст стандарта).
5. Полнота охвата норм и стандартов, применяемых в различных отраслях.
6. Хранение и отображение поправок и изменений к текстам документов.
7. Наличие единого информационного пространства нормативных документов и стандартов вне зависимости от количества установленных баз, сквозное перемещение по гипертекстовым ссылкам документов из разных разделов.
8. Наличие программного модуля, позволяющего создать собственный фонд НДТ и получить единую базу, включающую документы, находящиеся в информационно-поисковых системах, документы, разработанные предприятием, и нормативные документы ограниченного распространения, являющиеся объектами интеллектуальной собственности.
9. Высокая скорость поиска по атрибутам (названию, виду, индексу, номеру, наименованию организации, принявшей документ, а также по ключевым словам, датам ввода, утверждения и т.д.).
10. Сквозной поиск по всем подключенным базам данных, основанный на любых, даже самых отрывочных сведениях о документе, позволяющий найти необходимый документ в течение нескольких секунд.
11. Цитирование документов (фрагментов текстов, рисунков, таблиц) и экспорт в офисные приложения.
12. Автоматическая расстановка ссылок на нормативные документы во внешних приложениях, проверка актуальности ссылок, поиск по базе нормативных документов напрямую из офисных приложений, открытие нормативных документов через гиперссылки из пользовательских документов различных приложений.
13. Настраиваемый интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователя, возможность настройки отображения реквизитов (карточки) документа.
14. Разнообразные сервисные возможности (сортировка документов по различным атрибутам в разделах, по результатам поиска, настраиваемая пользовательская среда, различные фильтры).
15. Удобство работы с графическими документами: вращение, масштабирование, плавная прокрутка графического отображения документа, поиск и подсветка найденных слов в графическом режиме, копирование фрагментов изображения в графические и САПРсистемы, активное оглавление и уменьшенные изображения страниц для быстрого перехода.
16. Настройка формата и вида отображаемых колонок, содержащих перечень документов в классификаторе и результатах поиска.
17. Возможность актуализации документации в автоматическом режиме, позволяющая снизить нагрузку на специалиста, отвечающего за документационное обеспечение предприятия.
18. Возможность введения ограничения на распечатку и экспорт документов во внешние приложения, что, в свою очередь, позволит не допустить появления в организации неучтенных экземпляров документов, а также передачи третьим лицам (сторонним организациям и частным лицам) как электронных, так и бумажных копий документов.
19. Работа в сетевом режиме.
20. Защищенность данных на сервере.

Использование информационно-поисковых систем, отвечающих данным требованиям, позволит:

Максимально сократить время на выполнение основных операций, таких как:

реагирование на входящий запрос;

доступ к требуемой информации;

поиск, заказ и актуализация документации;

обработка бумажных документов;

актуализация НТД.

Сократить экономические затраты предприятия на приобретение и актуализацию научно-технической документации, в том числе:

на стоимость комплектующих и материалов;

на актуализацию и покупку НТД.

Выполнение данных условий позволит своевременно снабжать структурные подразделения необходимыми документами, оперативно обеспечивать специалистов СП информацией об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним, а также о других Нормативно-технических документах, находящихся в обращении. Реализация такого подхода поможет снизить риск использования научно-технической документации в неактуальной редакции или из непроверенных источников.

Т.В. Софронова
генеральный директор ООО "НормаИнформ",
г. Череповец, Вологодская область

Издания по теме статьи

NormaCS PRO	Справочник инженера-строителя. Сетевая версия	Справочник ЖКХ. Сетевая версия
NormaCS	NormaCS. Строительство. Версия Econom

Ознакомиться с изданиями из категории «NormaCS»